Weihnachtsfeier in Zeiten von Corona
Das persönliche Miteinander blieb in den letzten Wochen und Monaten auf der Strecke. Viele Mitarbeiter befanden sich größtenteils im Home-Office und kommunizierten nur noch über Video-Konferenzen. Ein persönlicher Austausch fand daher leider kaum noch statt. Es wäre doch schön, alle Mitarbeiter mal wieder an einen Tisch zu bringen und das Gefühl zu vermitteln, dass man es gemeinsam durch diese schwierige Zeit schafft. Eine Weihnachtsfeier wäre hierfür der optimale Anlass, doch viele Unternehmen fragen sich, ob es in Zeiten von Corona überhaupt möglich oder sinnvoll ist ein solches Event stattfinden zu lassen.
In den Landkreisen Freiburg, Waldshut-Tiengen und Lörrach blieben die Infektionszahlen im Vergleich zu anderen Landkreisen gering, sodass man auch im weiteren Verlauf mit eher geringen Infektionszahlen rechnen kann. In den einzelnen Eventlocations sind Veranstaltungen mit bis zu 100 Personen auch wieder offiziell erlaubt. Mit einem ausgearbeiteten Hygienekonzept, wie z.B. dem Bereitstellen von Desinfektionsmitteln oder dem Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes im Bereich sanitärer Anlagen, kann das Ansteckungsrisiko deutlich minimiert werden, sodass eine Veranstaltung grundsätzlich möglich ist.
Sie haben sich dazu entschlossen eine Weihnachtsfeier zu veranstalten und benötigen Hilfe bei der Planung? Wir unterstützen Sie gerne bei der Wahl Ihrer Location und geben Ihnen 5 Tipps für eine erfolgreiche Vorbereitung.
Eine Gästeliste vorbereiten
Festzulegen wer zu Ihrer Weihnachtsfeier eingeladen ist, ist der erste Schritt für eine gute Organisation. Sind nur die Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen eingeladen oder möchten Sie sich in diesem Zuge auch bei wichtigen Partnern oder Kunden bedanken? Legen Sie fest wer zu Ihrer Veranstaltung geladen ist. In Zeiten von Corona gilt natürlich, Abstände einzuhalten, das Mischen von Personen zu minimieren und darauf zu achten das Ansteckungsrisiko so gering wie möglich zu halten. Legen Sie falls nötig selbst eine Sitzordnung fest, sodass Teams, die täglich sowieso schon miteinander in Kontakt stehen, auch in der Location einen gemeinsamen Platz teilen.
Erstellen Sie anschließend eine Teilnehmerliste mit E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, um im schlimmsten Fall alle Beteiligten informieren zu können.
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Wichtig ist hierbei: Planen Sie Ihr Event rechtzeitig und informieren Sie Ihre Gäste so früh wie möglich darüber. Je früher Sie dran sind, desto eher können sich die Gäste den Termin freihalten und an Ihrer Weihnachtsfeier teilnehmen. Auch bezüglich der Location sollten Sie darauf achten, diese frühestmöglich zu buchen, denn beliebte Locations oder Restaurants sind meist lange im Voraus schon ausgebucht. Dies kann durchaus im Sommer passieren, auch wenn der Gedanke an Weihnachten noch in weiter Ferne schwebt.
Bestenfalls findet die Weihnachtsfeier noch vor den Weihnachtsferien statt. Die Mitarbeiter stimmen sich langsam auf die bevorstehenden Feiertage ein, sind meist sehr zufrieden und gut gelaunt. Da es auch auf das Jahresende zugeht, ist dies der optimale Zeitpunkt, um einen Rückblick auf das vergangene Jahr zu werfen, sich bei dem Team zu bedanken und sich gemeinsam auf das kommende Jahr einzustimmen.
Die perfekte Location für Ihre Weihnachtsfeier
Grundlage für die Location Ihrer Weihnachtsfeier bildet das Budget. Wie viel Budget steht Ihnen für die Veranstaltung zur Verfügung? Die meisten Kosten machen das Essen, Trinken, sowie die Raummiete der Location aus. Kalkulieren Sie lieber etwas mehr ein, denn man kann nie wissen welche Kosten im Nachhinein noch dazu kommen. Steht das Budget fest, können Sie einzelne geeignete Locations anfragen. Bedenken Sie insbesondere in dieser Zeit, dass genügend Raum für Ihre Gruppe zur Verfügung steht, um den Abstand einzuhalten.
Achten Sie ebenfalls darauf, dass die Location für alle Gäste gut zu erreichen ist. Ist dies nicht gegeben, organisieren Sie Fahrgemeinschaften oder gar einen Shuttle-Service. Vorteil einer externen Location ist die Abwechslung zum Betriebsalltag. Die Mitarbeiter erleben gemeinsam etwas Neues und können sich entspannen. Im Hochschwarzwald bieten sich beispielsweise urige und gemütliche Scheunen als Eventlocation an. Den Catering-Service übernimmt meist auch der Betreiber der Location. Hier können Sie individuell abstimmen, wie Sie Ihre Gäste kulinarisch verwöhnen möchten.
Ein Überblick über die schönsten Eventlocations im Hochschwarzwald finden Sie hier:
Soll die Weihnachtsfeier dieses Jahr im eigenen Unternehmen stattfinden? Das Gute an dieser Option ist: Sie sparen sich die Mietkosten für einen externen Raum. Haben Sie in Ihrem Unternehmen einen geeigneten Konferenzraum, einen Kantinenbereich oder gar eine Dachterrasse? Dann versuchen Sie diese Lokalitäten umzudekorieren um ein besonderes und weihnachtliches Ambiente zu erzeugen. Besonders in Zeiten von Corona ist es doch ratsam in den eigenen vier Wänden zu bleiben. Je nach Budget können Sie anschließend einen Catering-Service organisieren.
Das Weihnachtsessen
Wichtig ist hierbei zu beachten, ob Allergien oder Unverträglichkeiten der Gäste vorliegen. Bei der Teilnehmerabfrage oder auf Ihren Einladungen können Sie diese erörtern. Legen Sie außerdem fest, ob Sie sich für ein Buffet oder Menü entscheiden. In der aktuellen Zeit wäre es sinnvoll ein Menü festzulegen und dieses servieren zu lassen. In den meisten Locations tragen die Service-Kräfte ohnehin schon einen Mund-Nasen-Schutz. Der Mindestabstand kann an einem Buffet meist nicht eingehalten werden.
Lassen Sie sich bezüglich Getränke und Speisen bei Ihrem Caterer oder dem Betreiber der Location beraten. Denken Sie außerdem an Änderungen oder Stornierungen, falls ein Teilnehmer aufgrund von Krankheit kurzfristig absagt.
Das Rahmenprogramm wählen
Neben leckeren Speisen, Getränke und einem gemütlichen Beisammensein, sorgt außerdem ein ausgewähltes Rahmenprogramm für Abwechslung und Stimmung. Grundlage hierfür bildet wieder das Budget. Bei einem kleineren Budget können Ihre Mitarbeiter selbst etwas für das Rahmenprogramm beitragen. Gibt es jemanden der gerne musiziert, ein lustiges Gruppenspiel kennt oder einen Sketch vortragen möchte? Dann versuchen Sie diese Mitarbeiter miteinzubinden – natürlich auf freiwilliger Basis. Haben Sie etwas mehr Budget zur Verfügung, können Sie beispielsweise auch einen Künstler oder einen Musiker engagieren.
Eine Ansprache des Geschäftsführers darf außerdem nicht fehlen, um sich bei den Mitarbeitern für die tatkräftige Unterstützung zu bedanken und gemeinsam auf das vergangene Jahr anzustoßen. Achten Sie auch darauf, dass das Rahmenprogramm nur einen kleinen Anteil an der Weihnachtsfeier einnimmt. Die Kollegen und Kolleginnen sollen einen entspannten Abend genießen, sich austauschen und gemeinsam die Zeit genießen.
Sie benötigen weitere Tipps oder Unterstützung bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier? Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage unter tagung@hochschwarzwald.de oder telefonisch unter 07652 1206 8003.
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