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Heimatsommer

5 Tipps für Ihre perfekte Tagung

Wie plant man eine Tagung? Was müssen Sie beachten, wenn Sie eine Veranstaltung organisieren? Was gehört auf eine Checkliste Veranstaltung und in welcher Reihenfolge sollten Sie die einzelnen Planungsschritte abarbeiten?

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Als erfahrener Vermittler für Veranstalter von Seminaren, Incentives, Kongressen und weiteren Events stellen wir Ihnen in diesem Ratgeber fünf Tipps für Ihre perfekte Tagung vor, die es Ihnen erleichtern, eine Veranstaltung zu organisieren. Gern helfen wir Ihnen zudem persönlich bei der Eventplanung weiter – vom Erstellen einer Checkliste Veranstaltungsplanung bis zur Auswahl der geeigneten Location, des Rahmenprogramms, der Gastronomie oder der Übernachtungsmöglichkeiten.

Doch nicht nur Tagungen lassen sich mithilfe unserer fünf Expertentipps gründlich planen; eine ähnliche Vorgehensweise empfiehlt sich, wenn Sie aktuell Incentive Programme, ein Teamevent oder auch einen Betriebsausflug vorbereiten.

Tipp 1: Gründliche Vorbereitung als Erfolgsgarantie

 Der Erfolg jeder Tagung steht und fällt mit der gründlichen und rechtzeitigen Vorbereitung. Auf Ihrer Checkliste Tagung sollten dabei mindestens folgende Punkte rechtzeitig abgearbeitet sein:

  • Tagungsthema,
  • Tagungsgäste und Referenten,
  • Location,
  • Rahmenprogramm,
  • Gastronomie und Unterbringung,
  • Einladungen und Infomaterial.

Gehen Sie in der genannten Reihenfolge vor. Legen Sie zunächst das Thema Ihrer Tagung so genau wie möglich fest. Berücksichtigen Sie dabei die Interessen Ihrer Gäste und die Schwerpunkte der Referenten. Was passt zusammen? Soll ein bestimmter Aspekt genauer ausgeleuchtet werden oder möchten Sie einen breiten Überblick über die Thematik geben? Wie soll die Tagung im Detail ablaufen, wie stellen Sie sich das Verhältnis von Vorträgen und Diskussionen, Arbeits- oder Untergruppen vor? Wo lassen sich Pausen einbauen und durch welches Rahmenprogramm kann die Tagung aufgelockert werden?

Tipp: Vermeiden Sie es, Ihre Teilnehmer mit einem zu eng gesteckten Zeitplan zu überfordern. Berücksichtigen Sie abwechslungsreiche Arbeitsphasen und Vorgehensweisen und planen Sie kürzere und längere Pausen ein. Auch am Mittagstisch oder auf einem Spaziergang lassen sich Kontakte knüpfen und intensive Gespräche führen.

Verbindliche Zusagen einholen und günstigen Zeitpunkt beachten

Steht das Thema, wissen Sie sicher auch schon, wen Sie gern als Referenten und Gäste einladen würden. Denken Sie daran, dass Sie zunächst verbindliche Zusagen benötigen, bevor Sie Einladungen verschicken. Fragen Sie daher die gewünschten Referenten so früh wie möglich an – und werfen Sie auch einen Blick auf den Kalender, sodass Sie nicht aus Versehen einen Feiertag wählen oder mit beliebten Großveranstaltungen konkurrieren. Halten Sie also beispielsweise eine Tagung zum Thema Selfpublishing nicht gerade dann ab, wenn in Frankfurt und Leipzig zur Buchmesse geladen wird. Es sei denn, Sie wollen bewusst eine Alternativveranstaltung mit einer generell anderen Ausrichtung anbieten.

Veranstaltungen planen: Denken Sie an angenehme Räumlichkeiten!

Auf die Wahl der passenden Location werden wir weiter unten noch eingehen. Bedenken Sie aber schon zu diesem Zeitpunkt: Teilnehmer wie Referenten freuen sich, wenn die Tagung nicht in einem schlecht belüfteten Raum in der Nähe irgendeines Flughafens oder Messegeländes stattfindet. Bieten Sie Ihren Referenten einen zusätzlichen Anreiz, an Ihrer Tagung teilzunehmen, indem Sie einen Ort auswählen, der sich durch Atmosphäre und Ambiente von 08/15-Veranstaltungsräumen abhebt.

Stehen die Referenten dann fest, holen Sie verbindliche Angebote für die Location, Gastronomie und Unterkünfte, das Rahmenprogramm und gegebenenfalls die benötigte Ausstattung ein. Formulieren Sie schließlich eine Einladung, in der alle wichtigen Informationen übersichtlich angeordnet sind.

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Tipp 2: Das richtige Team auswählen

 Wen Sie als Referenten einladen wollen, haben Sie nun bereits festgelegt. Denken Sie aber auch daran, die Details abzustimmen, wenn Sie Veranstaltungen organisieren oder Events planen. Dazu gehört, in welchem Umfang die Referenten an der weiteren Planung beteiligt sein und welche Aufgaben sie während der Tagung übernehmen werden.

Soll der Referent beispielsweise (nur) einen Vortrag halten? Zu welchem Aspekt genau und in welcher Länge? Wird er zu einem Fachpublikum sprechen oder zu Laien? Wird es im Anschluss eine Fragerunde geben oder eine Podiumsdiskussion? Erwarten Sie, dass der Referent an der gesamten Tagung teilnimmt oder reicht es aus, wenn er für einen begrenzten Zeitraum anwesend ist?

Und was erwartet umgekehrt der Referent von Ihnen? Damit sind nicht allein Honorare und Sachleistungen gemeint – auch die Begrüßung, die Unterbringung und eine angemessene kleine Rede, in der Sie oder eine andere Person den Referenten dem Publikum vorstellen, gehören zu den wichtigen Vorbereitungen.

Stimmen Sie Inhalte und Interessen Ihrer Gäste aufeinander ab

Ein wichtiger Teil Ihres Tagungsteams sind die geladenen Gäste/Teilnehmer. Stimmen Sie den gewünschten Tagungsverlauf und die Ziele, die Sie verfolgen, auf die Personen und auch auf die Zahl der Teilnehmer ab. Auf Tagungen mit einer sehr hohen Teilnehmerzahl lassen sich Themen zumeist nur mäßig vertiefen – planen Sie dann Arbeitsgruppen ein oder bieten Sie verschiedene Themenschwerpunkte an, sodass die Großgruppe sich aufteilen kann.

Bei kleinen Gruppen ist es besonders wichtig, dass die Teilnehmer gut miteinander auskommen – wenn Sie also schon wissen, dass es zwischen verschiedenen Gästen viel Konfliktpotenzial gibt, laden Sie diese nach Möglichkeit zu unterschiedlichen Tagungsterminen ein.

Machen Sie es Ihren Gästen zudem so einfach wie möglich, sich verbindlich anzumelden oder abzusagen, indem Sie Ihrer Einladung Antwortkarten und vorfrankierte Briefumschläge beilegen. So können Sie präziser planen und bei einer hohen Absagequote gegebenenfalls noch weitere Gäste zur Teilnahme bewegen.

Sorgen sie für einen professionellen Service

Mit der Auswahl Ihres Tagungshotels entscheiden Sie sich schließlich auch für ein Team, das Sie idealerweise kaum bemerken werden: Das Servicepersonal des Hotels oder der Tagungsstätte, das sich professionell um die Vorbereitung, um das Wohl Ihrer Gäste, ums Rahmenprogramm und um alle weiteren Anliegen kümmert, die während der Tagung zu erledigen sind. Je erfahrener das Team am gewählten Veranstaltungsort ist, desto intensiver können Sie sich ganz auf den eigentlichen Verlauf der Tagung konzentrieren.

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Tipp 3: Die passende Location wählen

Welche Voraussetzungen die Location für Ihre Tagung im Detail erfüllen muss, ergibt sich aus dem geplanten Ablauf, beispielsweise aus dem Rahmenprogramm. Organisieren Sie zum ersten Mal eine Tagung und haben Sie noch keine konkrete Vorstellung, wie diese verlaufen soll, lassen Sie sich von professionellen Anbietern inspirieren. Ausgezeichnete Tagungshotels und Tagungslocations mit exklusiven wie individuellen Angeboten finden Sie hier.

Unabhängig davon, ob Sie mit Veranstaltern oder erfahrenen Teilnehmern sprechen, wird man Ihnen übereinstimmend folgende Tipps für die Auswahl der Location geben. Ihr Tagungsort sollte

  • über eine ausgezeichnete Ausstattung verfügen, also sich vom Mobiliar, den Räumlichkeiten, den Geräten und Hilfsmitteln als Tagungsort bereits profiliert haben.
  • mit verschiedenen Verkehrsmitteln gut zu erreichen sein.
  • Ruhe und Möglichkeiten zur Entspannung bieten.
  • bei mehrtägigen Veranstaltungen ausreichend Unterkunftsmöglichkeiten bereitstellen können.
  • Ihren Teilnehmern auch Möglichkeiten zur Ablenkung bieten, beispielsweise durch Wellnessangebote, gemeinsame Ausflüge, das passende Rahmenprogramm.
  • die gastronomische Versorgung Ihrer Gäste auf hohem Niveau vornehmen können.
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Tipp 4: Für das Wohl der Gäste sorgen

Damit die Tagungsgäste sich vom ersten Moment an wohlfühlen, werden sie herzlich begrüßt und erhalten Gelegenheit, sich mit der Location vertraut zu machen. Bei einer eintägigen Veranstaltung ist es von Vorteil, wenn zumindest einige alkoholfreie Getränke bereitstehen; vor einer mehrtägigen Veranstaltung geben Sie Ihren Gästen Gelegenheit, zunächst ihre Zimmer zu beziehen, damit sie ohne Sorge um die noch im Auto befindlichen Koffer gemeinsam die Tagung beginnen können.

Überhaupt gilt: Je weniger Gedanken sich die Teilnehmer machen müssen, je unbeschwerter sie sich auf die Tagung einlassen können, desto angenehmer und erfolgreicher wird die Tagung verlaufen. Sofern das Budget es erlaubt, denken Sie daher auch an gemeinsame Mahlzeiten, kleine Snacks und Getränke, die in den Pausen bereitstehen, und an erfahrenes Servicepersonal, das im Hintergrund das Wohl Ihrer Gäste diskret, aber wachsam im Auge hat.

Handelt es sich um ein Seminar oder eine wissenschaftliche/geschäftliche Tagung, sorgen Sie dafür, dass Schreibwaren und alles benötigte Gerät vor Tagungsbeginn bereitgestellt werden.

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Laden Sie Mitarbeiter zu Incentives ein, steht das gemeinsame Erleben im Vordergrund – hier entscheidet das Rahmenprogramm über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Tagung. Beispiele für ein Rahmenprogramm, das begeistert, finden Sie hier.

Als professionelle Tagungsmacher erstellen wir Ihnen zudem gern ein individuelles Gesamtprogramm (optional inklusive Übernachtung und Gastronomie sowie Rahmenprogramm) für Ihre Tagungen, Veranstaltungen und Incentives für Mitarbeiter.

Tipp 5: Informationen aufbereiten

Ob Sie die Tagung im Alleingang vorbereiten, im Team arbeiten oder sich gleich von unseren Tagungsmachern aus dem Hochschwarzwald Unterstützung holen: Ein gutes Hilfsmittel ist es immer, sich Checklisten für alles, was zu erledigen ist, anzulegen. Geben Sie jeder Checkliste einen aussagekräftigen Namen, beispielsweise Checkliste Veranstaltung, Checkliste Tagung oder Checkliste Veranstaltungsplanung.

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Haben Sie diese abgearbeitet, heißt es, die notwendigen Informationen für die Teilnehmer aufzubereiten. Unterscheiden Sie dabei zwischen formalen und inhaltlichen Informationen.

Zu den formalen Informationen gehört alles, was in die Einladung kommt: Veranstaltungsort und Zeitpunkt, geplanter Ablauf, Tagesordnungspunkte, Rahmenprogramm, Übernachtungsmöglichkeiten, Antwort auf die Frage, ob eine Gastronomie vor Ort ist oder ob Selbstverpflegung geboten ist.

Zu den inhaltlichen Informationen gehören beispielsweise Reader, die auf der Tagung verteilt werden sollen, oder Bücherlisten, die zur Vor- oder Nachbereitung dienen. Denken Sie zudem daran, ob Sie Teilnehmer- oder Adressenlisten herumreichen wollen und bereiten Sie alles rechtzeitig vor. Sorgen Sie auch für die eigene Entlastung, indem Sie mindestens eine Person damit beauftragen, Sie in allen organisatorischen Dingen zu unterstützen.

Je genauer Sie die Tagungsabläufe planen und kommunizieren, desto störungsfreier wird Ihre Veranstaltung verlaufen. Letztlich sollten Sie sich als Verantwortlicher aber klarmachen: Etwas Unvorhergesehenes kann immer passieren. Reagieren Sie souverän, bleiben Sie ruhig oder nehmen Sie's mit Humor – dann wird sich dieser unaufgeregte Umgang mit Fehlern oder Störungen auch auf die Teilnehmer übertragen.

Ihre Ansprechpartner im Hochschwarzwald: MICE von den Tagungsmachern

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MICE lautet das Kürzel für ein Angebot, zu dem Meetings, Incentives, Congresses und Events gehören. Wir im Hochschwarzwald bieten Ihnen für Tagungen, Incentives oder Events die jeweils passende Location – mit genau der Unterstützung und dem Rahmenprogramm, das zu Ihrer Veranstaltung passt.

Planen und bewirten, willkommen heißen, beraten und begleiten – gern sind wir Ihnen dabei behilflich, das passende Angebot für Ihre Tagung oder Ihr Incentive Programm mit Schwerpunkten wie Teambuilding oder Teamentwicklung zu finden und zu buchen.

Informieren Sie sich einfach hier über die vielfältigen Möglichkeiten, Ihre Tagung im Hochschwarzwald durchzuführen, und/oder nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf.

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