5 Tipps für deine Tagung

Tipp 1: Gründliche Vorbereitung als Erfolgsgarantie

Der Erfolg jeder Tagung steht und fällt mit der gründlichen und rechtzeitigen Vorbereitung. Auf deiner "Checkliste Tagung" sollten dabei mindestens folgende Punkte rechtzeitig abgearbeitet sein:

• Tagungsthema
• Tagungsgäste und Referenten
• Location
• Rahmenprogramm
• Gastronomie und Unterbringung
• Einladungen und Infomaterial

Gehe in der genannten Reihenfolge vor. Lege zunächst das Thema deiner Tagung so genau wie möglich fest. Berücksichtige dabei die Interessen deiner Gäste und die Schwerpunkte der Referenten. Was passt zusammen? Soll ein bestimmter Aspekt genauer ausgeleuchtet werden oder möchtest du einen breiten Überblick über die Thematik geben? Wie soll die Tagung im Detail ablaufen, wie stellst du dir das Verhältnis von Vorträgen und Diskussionen, Arbeits- oder Untergruppen vor? Wo lassen sich Pausen einbauen und durch welches Rahmenprogramm kann die Tagung aufgelockert werden?

Tipp: Vermeide es, deine Teilnehmer mit einem zu eng gesteckten Zeitplan zu überfordern. Berücksichtige abwechslungsreiche Arbeitsphasen und Vorgehensweisen und plane kürzere und längere Pausen ein. Auch am Mittagstisch oder auf einem Spaziergang lassen sich Kontakte knüpfen und intensive Gespräche führen.

Verbindliche Zusagen einholen und günstigen Zeitpunkt beachten

Steht das Thema, weißt du sicher auch schon, wen du gern als Referenten und Gäste einladen würdest. Denke daran, dass du zunächst verbindliche Zusagen benötigst, bevor du Einladungen verschickst. Frage daher die gewünschten Referenten so früh wie möglich an – und werfe auch einen Blick auf den Kalender, sodass du nicht aus Versehen einen Feiertag wählst oder mit beliebten Großveranstaltungen konkurrierst. Halte also beispielsweise eine Tagung zum Thema Selfpublishing nicht gerade dann ab, wenn in Frankfurt und Leipzig zur Buchmesse geladen wird. Es sei denn, du willst bewusst eine Alternativveranstaltung mit einer generell anderen Ausrichtung anbieten.

Veranstaltungen planen: Denke an angenehme Räumlichkeiten!

Auf die Wahl der passenden Location werden wir weiter unten noch eingehen. Bedenke aber schon zu diesem Zeitpunkt: Teilnehmer wie Referenten freuen sich, wenn die Tagung nicht in einem schlecht belüfteten Raum in der Nähe irgendeines Flughafens oder Messegeländes stattfindet. Biete deinen Referenten einen zusätzlichen Anreiz, an deiner Tagung teilzunehmen, indem du einen Ort auswählst, der sich durch Atmosphäre und Ambiente von 08/15-Veranstaltungsräumen abhebt.

Stehen die Referenten dann fest, hole verbindliche Angebote für die Location, Gastronomie und Unterkünfte, das Rahmenprogramm und gegebenenfalls die benötigte Ausstattung ein. Formuliere schließlich eine Einladung, in der alle wichtigen Informationen übersichtlich angeordnet sind.

Tipp 2: Das richtige Team auswählen

Wen du als Referenten einladen willst, hast du nun bereits festgelegt. Denke aber auch daran, die Details abzustimmen, wenn du Veranstaltungen organisierst oder Events planst. Dazu gehört, in welchem Umfang die Referenten an der weiteren Planung beteiligt sein und welche Aufgaben sie während der Tagung übernehmen werden.

Soll der Referent beispielsweise (nur) einen Vortrag halten? Zu welchem Aspekt genau und in welcher Länge? Wird er zu einem Fachpublikum sprechen oder zu Laien? Wird es im Anschluss eine Fragerunde geben oder eine Podiumsdiskussion? Erwartest du, dass der Referent an der gesamten Tagung teilnimmt oder reicht es aus, wenn er für einen begrenzten Zeitraum anwesend ist?

Und was erwartet umgekehrt der Referent von dir? Damit sind nicht allein Honorare und Sachleistungen gemeint – auch die Begrüßung, die Unterbringung und eine angemessene kleine Rede, in der du oder eine andere Person den Referenten dem Publikum vorstellst, gehören zu den wichtigen Vorbereitungen.

Stimme Inhalte und Interessen deiner Gäste aufeinander ab

Ein wichtiger Teil deines Tagungsteams sind die geladenen Gäste/Teilnehmer. Stimme den gewünschten Tagungsverlauf und die Ziele, die du verfolgst, auf die Personen und auch auf die Zahl der Teilnehmer ab. Auf Tagungen mit einer sehr hohen Teilnehmerzahl lassen sich Themen zumeist nur mäßig vertiefen – plane dann Arbeitsgruppen ein oder biete verschiedene Themenschwerpunkte an, sodass die Großgruppe sich aufteilen kann.

Bei kleinen Gruppen ist es besonders wichtig, dass die Teilnehmer gut miteinander auskommen – wenn du also schon weißt, dass es zwischen verschiedenen Gästen viel Konfliktpotenzial gibt, lade diese nach Möglichkeit zu unterschiedlichen Tagungsterminen ein.

Mache es deinen Gästen zudem so einfach wie möglich, sich verbindlich anzumelden oder abzusagen, indem du deiner Einladung Antwortkarten und vorfrankierte Briefumschläge beilegst. So kannst du präziser planen und bei einer hohen Absagequote gegebenenfalls noch weitere Gäste zur Teilnahme bewegen.

Sorge für einen professionellen Service

Mit der Auswahl deines Tagungshotels entscheidest du dich schließlich auch für ein Team, das du idealerweise kaum bemerken wirst: Das Servicepersonal des Hotels oder der Tagungsstätte, das sich professionell um die Vorbereitung, um das Wohl deiner Gäste, ums Rahmenprogramm und um alle weiteren Anliegen kümmert, die während der Tagung zu erledigen sind. Je erfahrener das Team am gewählten Veranstaltungsort ist, desto intensiver kannst du dich ganz auf den eigentlichen Verlauf der Tagung konzentrieren.

Tipp 3: Die passende Location wählen

Welche Voraussetzungen die Location für deine Tagung im Detail erfüllen muss, ergibt sich aus dem geplanten Ablauf, beispielsweise aus dem Rahmenprogramm. Organisierst du zum ersten Mal eine Tagung und hast noch keine konkrete Vorstellung, wie diese verlaufen soll, lass dich von professionellen Anbietern inspirieren. Ausgezeichnete Tagungshotels und Tagungslocations mit exklusiven wie individuellen Angeboten findest du hier.

Unabhängig davon, ob du mit Veranstaltern oder erfahrenen Teilnehmern sprichst, wird man dir übereinstimmend folgende Tipps für die Auswahl der Location geben. Dein Tagungsort sollte

• über eine ausgezeichnete Ausstattung verfügen, also sich vom Mobiliar, den Räumlichkeiten, den Geräten und Hilfsmitteln als Tagungsort bereits profiliert haben
• mit verschiedenen Verkehrsmitteln gut zu erreichen sein
• Ruhe und Möglichkeiten zur Entspannung bieten
• bei mehrtägigen Veranstaltungen ausreichend Unterkunftsmöglichkeiten bereitstellen können
• deinen Teilnehmern auch Möglichkeiten zur Ablenkung bieten, beispielsweise durch Wellnessangebote, gemeinsame Ausflüge, das passende Rahmenprogramm
• die gastronomische Versorgung deiner Gäste auf hohem Niveau vornehmen können

Tipp 4: Für das Wohl der Gäste sorgen

Damit die Tagungsgäste sich vom ersten Moment an wohlfühlen, werden sie herzlich begrüßt und erhalten Gelegenheit, sich mit der Location vertraut zu machen. Bei einer eintägigen Veranstaltung ist es von Vorteil, wenn zumindest einige alkoholfreie Getränke bereitstehen; vor einer mehrtägigen Veranstaltung gib deinen Gästen Gelegenheit, zunächst ihre Zimmer zu beziehen, damit sie ohne Sorge um die noch im Auto befindlichen Koffer gemeinsam die Tagung beginnen können.

Überhaupt gilt: Je weniger Gedanken sich die Teilnehmer machen müssen, je unbeschwerter sie sich auf die Tagung einlassen können, desto angenehmer und erfolgreicher wird die Tagung verlaufen. Sofern das Budget es erlaubt, denke daher auch an gemeinsame Mahlzeiten, kleine Snacks und Getränke, die in den Pausen bereitstehen, und an erfahrenes Servicepersonal, das im Hintergrund das Wohl deiner Gäste diskret, aber wachsam im Auge hat.

Handelt es sich um ein Seminar oder eine wissenschaftliche/geschäftliche Tagung, sorge dafür, dass Schreibwaren und alles benötigte Gerät vor Tagungsbeginn bereitgestellt werden.

Lädst du Mitarbeiter zu Incentives ein, steht das gemeinsame Erleben im Vordergrund – hier entscheidet das Rahmenprogramm über Erfolg oder Misserfolg deiner Tagung.

Als professionelle Tagungsmacher erstellen wir dir zudem gern ein individuelles Gesamtprogramm (optional inklusive Übernachtung und Gastronomie sowie Rahmenprogramm) für deine Tagungen, Veranstaltungen und Incentives für Mitarbeiter.

Tipp 5: Informationen aufbereiten

Ob du die Tagung im Alleingang vorbereitest, im Team arbeitest oder dir gleich von unseren Tagungsmachern aus dem Hochschwarzwald Unterstützung holst: Ein gutes Hilfsmittel ist es immer, sich Checklisten für alles, was zu erledigen ist, anzulegen. Gib jeder Checkliste einen aussagekräftigen Namen, beispielsweise Checkliste Veranstaltung, Checkliste Tagung oder Checkliste Veranstaltungsplanung.

Hast du diese abgearbeitet, heißt es, die notwendigen Informationen für die Teilnehmer aufzubereiten. Unterscheide dabei zwischen formalen und inhaltlichen Informationen.

Zu den formalen Informationen gehört alles, was in die Einladung kommt: Veranstaltungsort und Zeitpunkt, geplanter Ablauf, Tagesordnungspunkte, Rahmenprogramm, Übernachtungsmöglichkeiten, Antwort auf die Frage, ob eine Gastronomie vor Ort ist oder ob Selbstverpflegung geboten ist.

Zu den inhaltlichen Informationen gehören beispielsweise Reader, die auf der Tagung verteilt werden sollen, oder Bücherlisten, die zur Vor- oder Nachbereitung dienen. Denk zudem daran, ob du Teilnehmer- oder Adressenlisten herumreichen willst und bereite alles rechtzeitig vor. Sorge auch für deine eigene Entlastung, indem du mindestens eine Person damit beauftragst, dich in allen organisatorischen Dingen zu unterstützen.

Je genauer du die Tagungsabläufe planst und kommunizierst, desto störungsfreier wird deine Veranstaltung verlaufen. Letztlich solltest du dir als Verantwortlicher aber klarmachen: Etwas Unvorhergesehenes kann immer passieren. Reagiere souverän, bleib ruhig oder nimm’s mit Humor – dann wird sich dieser unaufgeregte Umgang mit Fehlern oder Störungen auch auf die Teilnehmer übertragen.

Ihre Ansprechpartner im Hochschwarzwald: Die Tagungsmacher im Hochschwarzwald

Wir im Hochschwarzwald bieten dir für Tagungen, Incentives oder Events die jeweils passende Location – mit genau der Unterstützung und dem Rahmenprogramm, das zu deiner Veranstaltung passt.

Planen und bewirten, willkommen heißen, beraten und begleiten – gern sind wir dir dabei behilflich, das passende Angebot für deine Tagung oder dein Incentive-Programm mit Schwerpunkten wie Teambuilding oder Teamentwicklung zu finden und zu buchen.

Informiere dich einfach hier über die vielfältigen Möglichkeiten, deine Tagung im Hochschwarzwald durchzuführen, und/oder nimm direkt Kontakt mit uns auf.